Remplacer Google Forms et Sheets par un vrai formulaire

En résumé : Google Forms est excellent pour ce qu'il fait, un questionnaire jetable, envoyé une fois, dépouillé une fois. Le problème n'apparaît pas au moment de collecter : il apparaît quand la réponse devient une donnée de travail qu'il faut corriger, compléter, suivre et relier à autre chose. À ce moment-là, l'onglet « Réponses au formulaire » devient une contrainte permanente.

Les cinq murs, dans l'ordre où on les rencontre

1. Modifier le formulaire déplace la colonne. Vous ajoutez une question, ou vous en modifiez une : la nouvelle colonne part en fin d'onglet, dans l'ordre du formulaire et non dans le vôtre. Tout ce que vous avez construit à côté, formules, RECHERCHEV, graphiques, mise en forme conditionnelle, pointe désormais à côté. Sans erreur affichée, ce qui est le pire des cas.

2. On ne modifie pas une réponse. Un répondant s'est trompé de montant, a écrit son adresse mail de travers, a oublié une pièce jointe. Vous pouvez corriger la cellule dans le Sheet, mais la réponse d'origine reste, et vous venez de créer deux versions de la vérité. Il n'existe pas de « voici la bonne valeur, mise à jour le 14 mars par Camille ».

3. Rien n'est typé, tout est texte. Forms contrôle la forme d'une réponse, un nombre, un e-mail, mais ce qui atterrit dans le Sheet reste soumis aux règles du tableur, et un IMPORTRANGE ou un copier-coller vers un autre fichier fait souvent perdre le type au passage. Vos dates finissent en texte et ne se trient plus.

4. Impossible de suivre un état. Une candidature, une inscription, une demande d'intervention ont un cycle de vie : reçue, en cours, validée, refusée. Forms ne connaît que « reçue ». Vous ajoutez donc une colonne « Statut » à la main dans le Sheet, c'est-à-dire que vous éditez le même onglet que celui où le formulaire écrit. Voir : les écrasements.

5. Aucun droit d'accès sur les réponses. Qui voit quoi ? Tout le monde qui a le fichier voit tout. Si vous collectez des données personnelles, candidats, adhérents, patients, bénéficiaires, c'est le point qui devrait vous inquiéter en premier, avant les questions de confort.

Ce que Google Forms fait très bien, et qu'il faut garder

Ne remplacez pas ce qui marche :

• un sondage ponctuel, une inscription à un événement, un questionnaire de satisfaction ;
• une collecte anonyme ;
• une distribution à grande échelle sans compte, sans installation, sans coût ;
• un dépouillement statistique en une fois, dans Sheets, avec un tableau croisé.

Si votre usage est là, restez. La suite ne vous concerne pas.

Le vrai critère : la réponse est-elle un événement ou un enregistrement ?

C'est la seule question qui compte, et elle se répond en une phrase.

Un événement est arrivé une fois, on le compte, on l'analyse, il ne bouge plus. Forms est parfait pour ça, et rien ne le remplace au même prix.

Un enregistrement vit après sa création : il est relu, corrigé, complété par un collègue, suivi dans un état, relié à un client ou à une facture. Un enregistrement a besoin d'un identifiant, de champs typés, d'un auteur, d'un historique et de droits d'accès. Aucun de ces cinq éléments n'existe dans un onglet de réponses.

Trois signes que vous êtes déjà dans le second cas : vous avez ajouté une colonne « Statut » à la main ; vous avez un onglet de travail qui recopie l'onglet de réponses avec des formules ; vous avez déjà écrasé sans le vouloir la réponse de quelqu'un.

Ce que vous rencontrez là n'a rien de propre à Forms : c'est le Sheet de destination qui atteint sa limite, et on en fait le tour dans les six limites d'un Sheet utilisé comme base. Pour trancher, quatre questions suffisent.

Par quoi le remplacer

Deux options, selon ce que vous voulez garder.

Vous voulez rester dans Google. Apps Script permet de recopier chaque réponse dans un onglet de travail structuré, avec un identifiant de ligne, un horodatage et un état par défaut, en laissant l'onglet de réponses intact comme archive. C'est du code à maintenir, mais ça règle les murs 1 et 4, et ça ne coûte rien. On donne un exemple de script d'écriture dans alimenter un Sheet automatiquement.

C'est le cas d'un suivi de leads et d'un suivi de candidatures, qui ont chacun leur modèle.

Vous voulez que la saisie soit un enregistrement dès le départ. Le formulaire écrit alors directement dans une base : chaque envoi crée une ligne typée, modifiable après coup, avec son auteur et son historique, et des droits d'accès qui ne dépendent pas du partage d'un fichier.

Dans Rowbase, vous créez la table, vous choisissez le type de chaque champ, et vous invitez qui vous voulez, les lecteurs étant gratuits. Chaque ligne repart automatiquement dans votre Google Sheet, ce qui vous laisse vos tableaux croisés et vos graphiques là où ils sont. Les données sont hébergées dans l'Union européenne.

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Questions fréquentes

Peut-on modifier une réponse Google Forms après envoi ? Le répondant peut la modifier uniquement si vous avez activé cette option, et via son propre lien de réponse. De votre côté, vous ne modifiez pas la réponse : vous modifiez la cellule du Sheet, ce qui la désynchronise de l'original.

Pourquoi mes formules cassent quand je modifie mon formulaire ? Parce que la nouvelle question ajoute sa colonne à la fin de l'onglet de réponses. Tout ce qui référençait une position de colonne pointe désormais ailleurs. Référencez par en-tête plutôt que par lettre pour limiter les dégâts.

Comment empêcher plusieurs réponses de la même personne ? Forms peut limiter à une réponse par compte Google, ce qui suppose une audience connectée. Sur un formulaire public, il n'existe aucun contrôle fiable d'unicité.

Google Forms est-il conforme au RGPD pour collecter des données personnelles ? La question n'est pas l'outil mais votre configuration : base légale, information des personnes, durée de conservation, et surtout qui a accès au fichier de réponses. C'est ce dernier point qui pose problème en pratique, parce que l'accès s'y donne au fichier entier. Faites valider votre cas par une personne compétente, ce paragraphe n'est pas un avis juridique.

Existe-t-il une alternative gratuite à Google Forms ? Plusieurs, mais changez d'outil pour la bonne raison. Si votre problème est le nombre de questions ou l'apparence, un autre formulaire suffira. Si votre problème est que les réponses doivent vivre après leur envoi, aucun formulaire ne le réglera : c'est la destination qu'il faut changer, pas le formulaire.