Modèle de suivi de candidatures
Une ligne par candidature, du dépôt à la décision. Dix champs, et un rôle lecteur gratuit pour que les managers consultent sans rien pouvoir modifier.
Ce que contient le modèle
- Candidat, Poste, E-mail (typé), Reçue le.
- Source : spontanée, site d'annonces, recommandation, école. De quoi savoir où recruter la prochaine fois.
- Statut : à trier, en cours de lecture, entretien planifié, entretien passé, offre, non retenue, retirée.
- Date d'entretien, Évaluateur, Réponse envoyée, Notes.
Les filtres qui font le travail
Le modèle arrive avec ses colonnes typées. Les filtres ci-dessous se posent en deux clics sur la grille, qui garde votre réglage d'une visite à l'autre.
- À trier : les candidatures jamais ouvertes, la plus ancienne en premier.
- Entretiens à venir : par date croissante.
- Sans réponse : décision prise mais candidat pas encore prévenu. C'est celui qui protège votre réputation d'employeur.
- Par poste.
Pourquoi pas un tableur pour ça
- Un fichier de candidatures se partage entièrement ou pas du tout. Faire lire un manager, c'est lui donner de quoi modifier, supprimer et télécharger. Ici, un lecteur lit et ne peut rien écrire, et son accès se retire en un clic.
- Les notes d'entretien s'écrasent entre évaluateurs. Deux personnes qui débriefent le même candidat dans le même onglet, et un avis disparaît sans avertissement. Ici, deux champs distincts d'une même ligne ne se disputent pas la même case.
- La donnée personnelle traîne. Un fichier de candidatures se duplique, se télécharge, se retrouve dans les téléchargements de trois ordinateurs. Une table centrale avec des accès révocables est plus simple à tenir.
Conservation et accès
Une candidature contient des données personnelles. Deux réflexes valent plus que n'importe quel outil : fixez une durée de conservation pour les candidatures non retenues et purgez à échéance, et n'accordez l'accès en lecture qu'aux personnes qui interviennent réellement dans la décision. Les données de ce modèle sont hébergées dans l'Union européenne. Pour votre cas précis, base légale, information des candidats et durée retenue, faites valider par une personne compétente : ce paragraphe n'est pas un avis juridique.
Questions fréquentes
Puis-je recevoir les candidatures directement dans la table ? Oui, via un formulaire qui crée une ligne typée à chaque envoi, plutôt qu'un onglet de réponses fragile.
Les évaluateurs peuvent-ils commenter ? Il leur faut un rôle éditeur : un lecteur lit sans écrire. Les rôles portent sur le compte, pas sur une candidature en particulier, donc réservez l'accès aux personnes qui interviennent dans la décision.
Comment purger les candidatures anciennes ? Filtrez sur la date de réception et supprimez la sélection. Pensez à ce que la suppression se propage aussi dans votre feuille de suivi si vous en gardez une.
Ce modèle vient de l'ensemble des modèles Rowbase. Si vous hésitez encore à quitter votre feuille, lisez plutôt les six limites d'un Sheet utilisé comme base.