Modèle de base clients
Le référentiel, pas le suivi commercial. Une ligne par client, un code client, des coordonnées, et rien qui change tous les jours. C'est la table sur laquelle vos autres tables s'appuient.
Ce que contient le modèle
- Code client : en texte. C'est le champ auquel vos autres tables se réfèrent, plutôt qu'au nom, qui s'écrit de trois façons.
- Nom, Type (particulier, entreprise, association, collectivité).
- E-mail typé, Téléphone, Adresse, Ville.
- Référent interne, Client depuis, Actif.
Les filtres qui font le travail
Le modèle arrive avec ses colonnes typées. Les filtres ci-dessous se posent en deux clics sur la grille, qui garde votre réglage d'une visite à l'autre.
- Actifs : par ordre alphabétique. C'est le réglage à garder, et il évite l'essentiel des saisies sur un ancien client.
- Par type et Par ville : utiles pour une tournée ou un envoi ciblé.
- Sans filtre, la liste complète, inactifs compris.
Pourquoi pas un tableur pour ça
- Le doublon est le problème numéro un d'un fichier client. Un code client court, trié en tête de table, rend un doublon visible immédiatement : deux lignes voisines au même code se repèrent, là où « Café Malin » et « Cafe Malin » se rangent à deux endroits différents et ne se croisent jamais.
- Tout le monde a besoin de lire le fichier, personne ne devrait pouvoir le casser. Dans un tableur, quiconque peut lire peut aussi supprimer une ligne. Ici les lecteurs sont gratuits et ne peuvent rien écraser.
- Un référentiel lu par un autre outil doit être stable. Le jour où quelqu'un insère une colonne, tout ce qui lisait la colonne D lit la colonne E, sans erreur affichée. Une table a des champs nommés.
Vos exports restent dans Google Sheets. Publipostage, comptages, étiquettes : la table alimente votre feuille, et vous continuez à travailler comme avant.
Questions fréquentes
Comment dédoublonner mon fichier actuel avant l'import ? Importez d'abord, puis triez sur le code client : les doublons se retrouvent côte à côte et se traitent en une passe.
Faut-il un code client si j'en ai vingt ? Oui, et surtout à vingt. C'est le moment où la convention est facile à tenir ; à deux cents, il est trop tard.
Puis-je relier mes commandes à cette base ? Utilisez le même code client dans le modèle de suivi de commandes. La correspondance se fait sur le code, à vous de le saisir des deux côtés : le produit ne relie pas encore deux tables entre elles.
Ce modèle vient de l'ensemble des modèles Rowbase. Si vous hésitez encore à quitter votre feuille, lisez plutôt les six limites d'un Sheet utilisé comme base.