Modèle de suivi des impayés
Une ligne par facture ouverte, une étape de relance par facture, et un filtre qui remonte ce que vous n'avez pas relancé depuis deux semaines. Dix champs.
Ce que contient le modèle
- N° de facture : en texte.
- Client, Montant TTC (un nombre, donc un encours réel), Date d'émission, Échéance.
- Étape : à échoir, échue, relance 1, relance 2, mise en demeure, encaissée, perte.
- Dernière relance et Moyen (e-mail, téléphone, courrier, recommandé) : c'est le couple que vous tenez à jour pour pouvoir justifier une relance.
- Qui relance, Notes.
Les filtres qui font le travail
Le modèle arrive avec ses colonnes typées. Les filtres ci-dessous se posent en deux clics sur la grille, qui garde votre réglage d'une visite à l'autre.
- Échues : échéance dépassée, non encaissées, la plus ancienne en haut.
- À relancer : échues et jamais relancées, ou dernière relance il y a plus de deux semaines, triées par montant décroissant. Commencez par le haut.
- En escalade : relance 2 et mises en demeure.
- Encaissées : pour mesurer votre délai réel de règlement.
Pourquoi pas un tableur pour ça
- Le montant en texte fausse votre encours. « 1 290 € », « 1290,00 », « ~1300 » : un tableur accepte les trois, et le total sur lequel vous décidez d'appeler votre banque est faux.
- Le suivi des relances a une valeur juridique. Une date de relance dans une colonne de texte, écrasée par un collègue, c'est une preuve perdue. Ici, « Dernière relance » est une date, « Moyen » une liste fermée et « Qui relance » un champ à part : trois champs qu'on ne s'écrase pas mutuellement en saisissant.
- Deux personnes relancent le même client. Ça arrive dès qu'il y a un commercial et une comptabilité, et ça se voit. Le champ « qui relance », rempli avant d'appeler, l'évite.
Votre balance âgée reste dans Google Sheets. Encours par client, DSO, provisions : la table alimente votre feuille, vos formules ne changent pas.
Questions fréquentes
Est-ce que ça envoie les relances ? Non. Le modèle vous dit qui relancer et dans quel ordre ; la trace de ce qui a été fait vient des champs « Dernière relance » et « Moyen », que vous remplissez. Le message part de votre côté.
Puis-je l'alimenter depuis mon logiciel de facturation ? Oui, en important les factures ouvertes, ou en écrivant dans la table depuis votre outil. Ne saisissez pas deux fois.
Que mettre en « perte » ? Ce que vous avez décidé d'abandonner. Gardez la ligne plutôt que de la supprimer : c'est une information comptable et un signal pour la prochaine commande de ce client.
Ce modèle vient de l'ensemble des modèles Rowbase. Si vous hésitez encore à quitter votre feuille, lisez plutôt tableur ou base de données, en quatre questions.