Modèle d'inventaire du matériel
Onze champs pour répondre aux quatre questions qu'on pose vraiment : où est-il, qui l'a, dans quel état, et quand faut-il le revérifier.
Ce que contient le modèle
- Code : en texte, celui que vous collez physiquement sur l'objet.
- Matériel, Catégorie (informatique, outillage, véhicule, mobilier, sécurité), Numéro de série.
- Date d'achat, Valeur d'achat.
- Affecté à et Emplacement : deux champs distincts, parce qu'un matériel affecté à quelqu'un peut dormir dans un véhicule.
- État : neuf, bon, usé, en réparation, réformé.
- Prochaine vérification, Sous garantie.
Les filtres qui font le travail
Le modèle arrive avec ses colonnes typées. Les filtres ci-dessous se posent en deux clics sur la grille, qui garde votre réglage d'une visite à l'autre.
- Affecté : trié par personne. Le filtre qu'on pose quand quelqu'un part.
- Disponible : sans affectation et en bon état. Ce que vous pouvez donner tout de suite.
- Vérifications à venir : échéance dans les trente jours, la plus proche en haut.
- En réparation.
Pourquoi pas un tableur pour ça
- L'inventaire se fait à plusieurs, debout, sur téléphone. C'est le pire contexte possible pour une grille de tableur : une ligne décalée et vous cherchez un matériel qui n'a jamais bougé.
- La date de vérification ne remonte jamais toute seule. Dans un fichier, elle dort dans une colonne de texte, où elle ne se trie même pas. Ici c'est une date : un filtre à trente jours vous la met devant les yeux, et sur du matériel de sécurité ce n'est pas un détail de confort.
- Un objet suivi individuellement a besoin de son propre code. Deux étiquettes identiques sur deux objets, et l'inventaire ne veut plus rien dire. Triez sur le code de temps en temps : les collisions se voient côte à côte.
Vos amortissements restent dans Google Sheets. Valeur du parc, dotations, renouvellement : la table alimente votre feuille et vos calculs ne changent pas.
Questions fréquentes
Peut-on gérer les prêts de matériel ? Le champ « Affecté à » suffit pour un prêt simple. Pour un historique des prêts successifs, créez une seconde table avec une ligne par prêt.
Comment tracer les vérifications réglementaires ? Utilisez « Prochaine vérification » et mettez la date à jour après chaque contrôle. Si vous devez conserver la suite des contrôles passés, tenez une seconde table avec une ligne par contrôle : une ligne écrasée ne garde pas sa valeur précédente.
Faut-il une ligne par objet identique ? Oui dès qu'ils sont suivis individuellement : un numéro de série, une affectation ou une vérification par objet implique une ligne par objet.
Ce modèle vient de l'ensemble des modèles Rowbase. Si vous hésitez encore à quitter votre feuille, lisez plutôt pourquoi le fichier finit par ramer.